本系統為企業內部財務、會計、簽核與報表管理工具。使用者須由公司授權後登入使用；未經授權者不得存取、上傳或下載系統資料。
一、資料控制者與適用公司
本系統由歲悅長照集團建置與管理，供下列關係企業及其授權員工、主管、會計、人資、總務與行政管理人員使用：
- 歲悅股份有限公司，統一編號：60792234。
- 歲悅股份有限公司附設臺北市私立歲悅居家長照機構，統一編號：00602175。
- 樂齡歲悅股份有限公司，統一編號：60541552。
- 樂齡歲悅股份有限公司附設臺北市私立歲悅萬華社區長照機構，統一編號：00667423。
- 集團後續依法設立、授權導入本系統之關係企業、部門或專案單位。
二、我們蒐集的資料
本系統依照使用者角色與實際業務需要，可能蒐集、處理或保存下列資料：
1. 帳號與身分資料
- 姓名、Email、公司別、部門、層級、角色權限。
- Google Workspace 或公司授權登入帳號之基本識別資訊。
- 登入狀態、角色權限、資料環境選擇紀錄。
2. 財務與申請資料
- 費用報銷、付款申請、預支申請、零用金申請、差旅申請、採購申請、退費申請、人事費用申請等表單內容。
- 申請金額、日期、支出法人、支出部門/專案、用途、備註、付款方式、收款人、銀行、分行、帳號、預計匯款日。
- 會計科目、傳票、分錄、營業稅、三表、現金流量與月結鎖帳相關資料。
3. 附件與影像資料
- 發票、收據、憑據照片、PDF、Excel、Word、薪資表、人事費用明細、勞務報酬單、差旅資料、存摺封面等附件。
- 使用相機拍攝或從裝置檔案/相簿選取之影像與檔案。
- 附件下載紀錄、歸檔路徑、檔案類型、上傳者與上傳時間。
4. 操作與稽核紀錄
- 新增、暫存、送出、核准、退回、加簽、抽單、下載、入帳、沖銷、調整、設定異動等操作紀錄。
- 簽核意見、關卡附件、系統設定版本紀錄與稽核匯出資料。
三、資料使用目的
我們僅為下列目的使用資料：
- 建立、暫存、送出、審核與追蹤各類財務申請單。
- 進行付款、收款、核銷、傳票、會計科目與三表處理。
- 讓授權主管、會計、人資、總務與行政人員完成職務上必要審核。
- 提供附件上傳、下載、歸檔、稽核與保存。
- 使用 OpenAI 影像辨識能力協助解析發票、收據、存摺封面或憑據內容，降低人工輸入負擔。
- 維護資訊安全、偵測異常操作、避免重複入帳與提供內部稽核追蹤。
- 符合法令、會計、稅務、勞動、人事與公司治理要求。
四、第三方服務與資料處理
本系統可能使用下列第三方服務作為登入、資料庫、檔案儲存、部署或 AI 解析基礎設施：
- Google OAuth / Google Workspace：用於登入與帳號身分驗證。
- Supabase：用於資料庫、Auth、Storage、RLS 權限控管、Edge Functions 與附件保存。
- OpenAI API：用於憑據、發票或存摺封面之影像辨識與欄位解析。送往 OpenAI 的內容僅限完成辨識所需之影像或文字資料。
- Vercel：用於網頁前端部署、網域與系統交付。
除非為完成系統功能、法令要求、資訊安全或內部管理所必要，我們不會將使用者資料出售或提供給無關第三方。
五、相機、照片與檔案權限
本系統可能要求使用者授權相機、相簿或檔案存取權限，其用途僅限於：
- 拍攝或上傳發票、收據、憑據、存摺封面。
- 上傳薪資表、人事費用明細、差旅文件、採購資料、退費附件或簽核補充附件。
- 下載經費明細表、合併 PDF、傳票、報表或其他簽核附件。
本系統不會在未經使用者操作或授權的情況下主動開啟相機，也不會任意讀取裝置內與申請無關的照片或檔案。
六、資料保存與歸檔
財務、會計、稅務與簽核附件屬公司營運與稽核資料，會依公司內部規範、會計制度、稅務保存要求及法令規定保存。附件會依資料環境、年度、月份、法人、部門、單號與附件類型進行歸檔。
測試資料與正式資料會分離保存；正式網址僅供公司正式授權帳號使用，測試資料不得污染正式帳冊。
七、資料安全與權限控管
本系統採取下列安全措施降低資料外洩、誤用或重複入帳風險：
- 以帳號、角色、部門、簽核關卡與資料庫 RLS 控制資料可見範圍。
- 限制附件下載權限，僅授權申請人、簽核人、會計、行政或具必要權限者檢視。
- 記錄操作 audit log，支援稽核與異常追蹤。
- 針對月結、鎖帳、傳票流水號、沖銷與調整建立控管機制。
- 正式資料與測試資料分離，降低測試資料污染正式帳冊風險。
八、使用者權利
在不違反公司治理、會計稽核、法令保存義務與資訊安全控管的前提下，授權使用者可向公司申請：
- 查詢與確認其帳號與申請資料。
- 更正不正確或需更新之個人資料。
- 於職務異動或離職時調整、停用或移除帳號權限。
- 針對系統資料使用、附件下載或權限設定提出疑問。
因財務、會計、稅務或稽核目的依法或依公司制度必須保存之資料，可能無法立即刪除。
九、兒童與未成年人
本系統為企業內部工作系統，不提供一般消費者或兒童使用。未經公司授權者不得登入或使用本系統。
十、政策更新
我們可能因系統功能、法令、資安要求或公司內部管理制度調整而更新本政策。政策更新後會於本頁公布，必要時另行通知使用者。
十一、聯絡方式
若您對本隱私權政策、資料使用、權限控管、附件保存或帳號管理有任何問題，請聯絡系統管理窗口：